Programy dla firm - InsERT
Wróć do wyszukiwarki

e-Pomoc techniczna

Obsługa bibliotek dokumentów w programach InsERT GT

Program: Biuro GT, Gestor GT, Gratyfikant GT, InsERT GT, Rachmistrz GT, Rewizor GT, Subiekt GT

Kategoria: Dokumenty

Biblioteka dokumentów jest miejscem, w którym przechowuje się dokumenty zewnętrzne, nieewidencjonowane standardowo w systemie, ale dla p​rowadzonej działalności biznesowej szczególnie istotne. Biblioteka dokumentów jest udostępniona kontekstowo:

Dla każdego z wymienionych obiektów ewidencjonowane w bibliotece dokumenty będą różne. Dla podmiotu będą to: ważne dokumenty kadry zarządzającej, regulaminy, postanowienia, wytyczne, decyzje, a także raporty czy sprawozdania finansowe. Dla dokumentu handlowego będzie to dodatkowa korespondencja i dokumentacja handlowa związana z transakcją szczególnie istotna w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, jak też poza unijnych. Oczywiście to są tylko przykłady.

Dla pracownika

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu OperacjeBiblioteka dokumentów.

 

W oknie Biblioteka dokumentów po lewej stronie dostępne jest menu do obsługi dokumentów.

 

Dodaj – umożliwia wczytanie z dowolnej lokalizacji (dysk, dyskietka, zasób sieciowy) pliku do biblioteki.

Dodaj i podpisz – podczas dodawania dokumentów do Biblioteki dostępny jest między innymi znacznik E-podpis. Został on dodany do programu wraz z wprowadzeniem funkcji podpisywania elektronicznie faktur sprzedaży eksportowanych do formatu PDF. Takie faktury mogą być automatycznie dodawane do biblioteki. Są wówczas oznaczane jako pliki podpisane elektronicznie.

Otwórz – operacja umożliwia otworzenie wybranego elementu z biblioteki. W zależności od typu pliku zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja systemowa (np. dla plików .txt domyślnie będzie to notatnik).

Zapisz jako – umożliwia wyeksportowanie z biblioteki dowolnych dokumentów (plików).

Zmień opis – wyświetla okno Nagłówek dokumentu umożliwiające uszczegółowienie danych wprowadzanego do biblioteki dokumentu. Użytkownik ma możliwość wpisania nazwy dokumentu, dodatkowego opisu oraz nadania kategorii ze słownika kategorii dokumentów w bibliotece, która może posłużyć do podziału dokumentów.

Drukuj – wydruk dokumentu z poziomu programu odpowiedniego do danego typu plików.

Wyślij emailem – umożliwia wysyłkę pliku jako załącznik za pomocną zewnętrznego klienta poczty elektronicznej.

Eksportuj dokumentację – eksport pliku z biblioteki w dowolną lokalizację.

Powiąż pliki – umożliwia wiązanie plików w pary typu plik PDF + plik podpisu elektronicznego

Usuń – usuwa zaznaczony dokument z biblioteki.

Dla kontrahenta i towaru:

Dla kontrahenta czy towaru mogą to być: skany zezwoleń, certyfikatów, umowy partnerskie, handlowe, aneksy, potwierdzenia, jak też zdjęcia, loga, prezentacje czy krótkie filmy.

 

 

Dodaj – umożliwia wczytanie z dowolnej lokalizacji (dysk, dyskietka, zasób sieciowy) pliku do biblioteki;

Otwórz – operacja umożliwia otworzenie wybranego elementu z biblioteki. W zależności od typu pliku zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja systemowa (np. dla plików .txt domyślnie będzie to notatnik);

Zapisz jako – ​umożliwia wyeksportowanie z biblioteki dowolnych dokumentów (plików);

Zmień opis – wyświetla okno Nagłówek dokumentu umożliwiające uszczegółowienie danych wprowadzanego do biblioteki dokumentu. Użytkownik ma możliwość wpisania nazwy dokumentu, dodatkowego opisu oraz nadania kategorii ze słownika kategorii dokumentów w bibliotece​, która może posłużyć do podziału dokumentów;

Drukuj – wydruk dokumentu z poziomu programu odpowiedniego do danego typu plików;

Wyślij e-mailem – umożliwia wysyłkę pliku jako załącznik za pomocną zewnętrznego klienta poczty elektronicznej.

Powiąż pliki – umożliwia wiązanie plików w pary typu plik PDF + plik podpisu elektronicznego;

Zablokuj/Odblokuj - (dostępna w menu kontekstowym) powoduje aktywację lub dezaktywację blokady uniemożliwiającej edycję, lub usunięcie wybranego dokumentu/pliku;

Usuń - (dostępna w menu kontekstowym) usuwa zaznaczony dokument z biblioteki.

Dla podmiotu

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu PodmiotBiblioteka dokumentów.​

 ​

Dla dokumentu handlowego i magazynowego

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla dokumentu handlowego, należy zaznaczyć dokument, a następnie przejść przez górne menu OperacjeBiblioteka dokumentów.

 

 

Dla szans klientów

​Aby przejść do biblioteki dokumentów dla klientów, należy przejść przez górne menu Widok – Klienci, a następnie w tabeli w dolnej części okna na zakładkę Biblioteka dokumentów.


Dla szans sprzedaży

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu WidokSzanse sprzedaży, a następnie w tabeli w dolnej części okna na zakładkę Biblioteka dokumentów.

 

Dla działań

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu WidokDziałania, a następnie po zaznaczeniu działania, w tabeli w dolnej części okna na zakładkę Biblioteka dokumentów.

 

Powiązane zagadnienia e-Pomocy technicznej:

Czy artykuł był pomocny?TAKNIE

Dlaczego artykuł oceniasz jako nieprzydatny?

Dziękujemy za opinię
drukujWróć do wyszukiwarki