Rachmistrz nexo – Tworzenie schematu dekretacji dla faktury zakupu krok po kroku

Schematy dekretacji służą do przeprowadzania procesu automatycznej dekretacji dokumentów. Interpretują one dane opisowe zawarte w obrazach księgowych i zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami dokonują automatycznych zapisów księgowych w odpowiednich kwotach. W poniższym artykule e-Pomocy technicznej zostanie stworzony schemat dla typu dokumentu Faktura VAT zakupu. Szczegółowe informacje dotyczące opisu pól znajdują się w innym temacie e-Pomocy tutaj. W celu stworzenia schematu należy:

1. Przejść do modułu Dekretacja dokumentów na zakładkę Schematy dekretacji i z górnego menu Dodaj wybrać Schemat dekretacji.

2. W sekcji Podstawowe wprowadzić Nazwę schematu oraz typ dokumentu Faktura VAT zakupu. Celem jest zadekretowanie faktury zakupu do KPiR, jak również do ewidencji VAT. Zaznaczamy wobec tego Zapis księgowy na Twórz zapis księgowy oraz Zapis VAT na Zapis prosty.

3. Warunek wyboru określa, kiedy program ma użyć schematu dla danego typu dokumentu. Warunek ten dotyczy tylko tych obrazów księgowych (dokumentów do dekretacji), które posiadają przypisany schemat dekretacji „(auto)". Oznacza to, że do takich obrazów księgowych zastosowany zostanie pierwszy znaleziony schemat, wg numeru „Kolejność" i spełniający warunek określony w „Warunek wyboru". Aby to zrobić, należy kliknąć „drabinkę" i wybrać Określ warunek wyboru.

4. Następnie wyświetli się okno, w którym trzeba określić warunki. Jak wcześniej zostało wspomniane, będzie to (N) Transakcja handlowa = Zakup krajowy Z. Tak wybrany warunek będzie oznaczał, że wszystkie dokumenty z tą transakcją oraz przypisanym schematem „(auto)" będą dekretowane na podstawie tego schematu. Przycisk OK zatwierdzi okno.

5. Sekcja Zapis w KPIR służy do określenia, w jaki sposób program ma automatycznie wypełniać pola widoczne jak na zrzucie poniżej.

6. Następnie należy wskazać, że kwota z dokumentu trafi do Zakupu towarów. W celu dodania pozycji należy kliknąć Wybierz kolumnę, a następnie Zakup towarów (10).

7. W oknie Zakup towarów należy wybrać Kontekst na Nagłówek. Wybrać kwotę – (N) Wartość netto po rabacie i kurs – Nie dotyczy.

8. Następne etapy będą polegały na definicji pól, które program będzie wypełniał po stronie Zapisu VAT. 

9. Sekcja Zapis VAT – szczegóły pozwala określić parametry, na podstawie których program wypełni dane po stronie zapisu vat, jak i wprowadzi wartości do poszczególnych stawek VAT pobranych z obrazu księgowego. W przypadku zwykłej faktury zakupu parametry domyślne są prawidłowe, tj. Wyznaczanie kwot: Automatyczne, na podstawie: Pozycje tabeli VAT, kwota VAT: Według dokumentu.

Po wykonaniu ww. czynności przycisk Zapisz zatwierdzi wprowadzone zmiany, a schemat będzie gotowy do użycia w dekretacji. Program zaksięguje kwoty do kolumny 10 w KPiR oraz wykona zapis prosty do ewidencji VAT.