InsERT S.A.

Aktualności prawne

Elektroniczne akta wypierają papier

26.10.2017
Elektroniczne akta wypierają papier

Pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracowników w formie elektronicznej, a jeśli zdecydują się na papier – trzymać je 10 lat. Takie zmiany planuje wprowadzić rząd od 1 stycznia 2019 r.

Nowe przepisy przewidują skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat lub archiwizowanie tych dokumentów tylko w formie elektronicznej. Jeśli pracodawca zdecyduje się na ten ostatni krok, dotychczasowa dokumentacja papierowa powinna zostać zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Digitalizacja akt będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców. Projekt wskazuje też  bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia jako domyślną.

- To, że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż 50 lat i tylko w formie papierowej nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Może to być nawet 130 mln zł rocznie. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty, będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty” – mówi Mariusz Haładyj, wiceminister rozwoju.

Inne kraje w różny sposób określają czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. W Finlandii jest to 10 lat, w Danii – 5 lat, w Czechach – 3-30 lat (w zależności od rodzaju dokumentacji), w Holandii – brak obowiązku dla celów emerytalno-rentowych, 7 lat  (dokumenty finansowe), a w Niemczech – 6-10 lat (cele podatkowe i ubezpieczeń społecznych) oraz 10 lat (listy płac).