Aktualności prawne
Biała lista już obowiązkowa
Przedsiębiorca, który płaci swojemu partnerowi biznesowemu, będącemu czynnym podatnikiem VAT, kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza białej listy, nie może już zaliczyć tego wydatku na poczet kosztów podatkowych.
Tzw. biała lista to w istocie wykaz informacji o podatnikach VAT, którego celem jest zapewnienie firmom możliwości szybkiej weryfikacji kontrahentów. Zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
Dzięki białej liście przedsiębiorca może szybko sprawdzić, czy jego kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz potwierdzić rachunek bankowy, na jaki powinien mu zapłacić. Wykaz nie obejmuje podatników oczekujących na rejestrację jako podatnik VAT, jak również tych, którzy nigdy nie musieli dokonywać takiej rejestracji (np. w związku z korzystaniem ze zwolnienia podmiotowego z VAT).
Obowiązek zapłaty na rachunek z wykazu dotyczy transakcji B2B (z ang. Business to Business), a konkretnie sytuacji, gdy przedsiębiorca nabywa towar/usługę (a tym samym otrzymuje fakturę) od czynnego podatnika VAT, a wartość transakcji przekracza 15 tys. zł. Jeśli kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT (co należy zweryfikować), przedsiębiorca nie ma obowiązku zapłaty na rachunek z wykazu.
Biała lista - sankcje
Od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca, który wpłaca kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek inny, niż podany w wykazie:
- nie ma możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
- ponosi ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.
Warto pamiętać, że nieobecność kontrahenta w wykazie może być spowodowana tym, iż dopiero oczekuje on na rejestrację jako podatnik VAT lub został podmiotowo bądź przedmiotowo zwolniony z tego obowiązku. W razie wątpliwości można zgłosić się do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o potwierdzenie rejestracji kontrahenta.
Jak uniknąć sankcji
Aby uniknąć powyższych sytuacji, firmy powinny przede wszystkim zadbać, aby ich dane, a zwłaszcza numery rachunków bankowych lub imienne rachunki w SKOK znajdujące się na białej liście, odpowiadały stanowi rzeczywistemu.
Kolejną kwestią jest dokładna weryfikacja danych dotychczasowych kontrahentów firmy. Także w tym przypadku należy sprawdzić, czy rachunki, na które wpłacane były należności zgadzają się z tymi, które widnieją w wykazie Ministerstwa Finansów.
Istotne jest również dostosowanie oprogramowania księgowego do nowych regulacji, co pozwoli na częściową automatyzację prac. O ile bowiem mikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać z białej listy „ręcznie” (sprawdzać kontrahentów pojedynczo), o tyle większe przedsiębiorstwa będą miały znacznie więcej pracy.
Wykaz można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Na stronie MF można ponadto znaleźć dodatkowe objaśnienia w związku z białą listą.
Użytkownicy systemów InsERT GT oraz InsERT nexo, posiadający najnowsze wersje programów, mogą kompleksowo realizować obowiązki związane z tzw. białą listą.
Biała lista w InsERT nexo (Rachmistrz, Rewizor, Subiekt)
W Rachmistrzu, Rewizorze oraz Subiekcie nexo łatwo zweryfikujesz podatnika za pomocą numeru NIP oraz REGON, a także sprawdzisz numer jego rachunku w Wykazie podatników VAT (biała lista).
Po włączeniu mechanizmu białej listy – Korzystaj z białej listy podatników, program pozwoli wywołać opcję sprawdzania statusu podatnika na żądanie, z poziomu Ewidencji VAT, formularza zapisu VAT, kartoteki klientów, JPK_VAT czy deklaracji VAT-7.
Opcje związane z weryfikacją klientów w Wykazie podatników VAT:
- Sprawdź klientów w Wykazie podatników VAT – po zaznaczeniu opcji Aktualizuj status Czynny podatnik VAT, program zaktualizuje kartotekę klienta zgodnie z danymi pobranymi z Wykazu podatników VAT.
- Sprawdź podstawowy rachunek bankowy w Wykazie podatników VAT – opcja pozwala porównać podstawowy rachunek w kartotece klienta z rachunkami zapisanymi w Wykazie podatników VAT. W pierwszej kolejności program prosi o podanie daty weryfikacji (domyślnie – bieżący dzień), następnie sprawdzany jest rachunek w wykazie. Na koniec zostaniesz poinformowany o tym, czy podstawowy rachunek znajduje się w Wykazie podatników VAT na dany dzień.
- Sprawdź rachunki bankowe w Wykazie podatników VAT – pozwala wyświetlić listę wszystkich rachunków, jakie są zapisane w Wykazie podatników VAT dla danego klienta.
Możesz ponadto szybko dopisać do kartoteki klienta rachunki z Wykazu, których nie ma w programie, a także usunąć z niej rachunki, które nie figurują w Wykazie.
Jeśli rachunki w kartotece klienta pokrywają się w pełni z listą znajdującą się w Wykazie podatników VAT, program wyświetli informację o całkowitej zgodności danych. Weryfikacja rachunków bankowych klientów w Wykazie podatników VAT dostępna jest zarówno dla operacji bankowych (wypłat), jak i dyspozycji.
Biała lista w InsERT GT (Rachmistrz, Rewizor, Subiekt)
W programach linii InsERT GT również łatwo sprawdzisz numer rachunku klienta w Wykazie podatników VAT (biała lista). Weryfikacja danych odbywa się według stanu na dzień, więc w pierwszym kroku należy określić datę (program domyślnie podpowiada dzień dzisiejszy).
Jeśli wszystkie wprowadzone do programu rachunki są zgodne z rachunkami na białej liście, program poinformuje Cię o tym fakcie. Jeśli w systemie brakuje rachunków, które są w Wykazie lub znajdzie rachunki, których nie ma na białej liście, wyświetlone zostanie okno z ich wykazem. Możesz sprawnie dopisywać brakujące rachunki do listy w swoim programie lub usuwać te, których nie ma w Wykazie podatników VAT.
Dokumenty i formularze, na których posługujesz się rachunkiem bankowym (faktury sprzedaży, zakupu, operacje bankowe, bankowość online, homebanking) posiadają opcję automatycznego sprawdzania rachunku w Wykazie podatników VAT. Sprawdzany jest tylko rachunek wybrany na danym dokumencie/formularzu. Program wyświetla informację z potwierdzeniem, że dany rachunek znajduje się na liście. Jeżeli rachunku nie ma w Wykazie, program może pokazać listę rachunków z białej listy z sugestią zmiany rachunku na wybrany z listy. Wskazany w ten sposób rachunek zostanie dodany do kartoteki kontrahenta i ustawiony jako domyślny.
Dowiedz się więcej o programach:
